Funktionsumfang Standardsystem

NOVT/Online Funktionen

Stand: 01.06.2018

Im folgenden finden Sie einen Auszug einiger Funktionen aus dem Basissystem NOVT/Online. Nicht gezeigt sind die Funktionalitäten der einzelnen Module und Bereiche. Wir versuchen die Funktionen so aktuell wie möglich zu halten. Den genauen Funktionsumfang besprechen wir gerne mit Ihnen in einem persönlichen Gespräch.

Das Basissystem ist der Knotenpunkt für alle Branchen & Module

Das Basissystem ist der Mittelpunkt des Systems mit den weiteren Branchen und Bereichen. Alle Prozesse laufen zentral im Basissystem zusammen.

Hier werden die einzelnen Bereiche des Systems durch Aufgaben, Termine und die weiteren Funktionen und Tools verknüpft. So werden die einzelnen Bereiche des Systems zu einem großen Verbunden und die Arbeit wird durch eine zentrale Steuerung vereinfacht.

Bereich zur Verwaltung und Erstellung von der Anfrage bis zur Rechnung.

Der Bereich Rechnungswesen ist die zentrale Stelle für die Verwaltung und Erstellung von Rechnungen, Angeboten uvm..

Es können die Dokumente im Rechnungswesen online erstellt werden und es werden automatisch die Dateien erzeugt. Es stehen die folgenden Belege zur Verfügung:

Anfrage

Für die Nutzung von Anfragen, muss eine individuelle Entwicklung für jeden Kunden erfolgen. Somit kann die Anfrage genau so erfasst werden (oder per Schnittstelle übertragen), dass diese alle Informationen für die weitere Verarbeitung enthält.

Angebot

In einem Angebot können sowohl einmalige Angebote, als auch Angebote mit monatlichen (auch andere) Kosten erstellt werden.

Auftrag

Aufträge können zur Verarbeitung/Abarbeitung der Angebotszeilen verwendet werden. Es können dabei zuständige Benutzer/Mitarbeiter pro Zeile festgelegt werden.

Rechnung

Rechnungen können neben einer normalen Rechnungsstellung auch als Abschlags- oder Teilrechnungen erstellt werden. Des Weiteren sind Rabatte auf Zeilen- und Rechnungsebene möglich. Ebenfalls können Rechnungskorrekturen erstellt werden.

Mahnung / Zahlungserinnerung

Es können verschiedene Mahnstufen hinterlegt werden, sowohl mit als auch ohne Gebühr. Diese können nach einer definierten Anzahl an Tagen automatisiert oder per Hinweis manuell erstellt werden.

Gutschrift

Neben einer freien Erstellung einer Gutschrift, können Gutschriften auch aus bezahlten Rechnungen heraus erstellt werden, um einzelne oder alle Zeilen der Rechnung gutzuschreiben.

Organisation und Verwaltung von Terminen und Kalendern

Das System bietet für jeden Benutzer einen eigenen Terminkalender, der durch die Vorgesetzten oder im Zuge von Kalenderfreigaben von anderen Benutzern eingesehen werden kann. Der Terminkalender wird ebenfalls für verschiedene Funktionen und Tools verwendet und enthält somit zum Beispiel auch die Urlaubstage eines Mitarbeiters.

Des Weiteren steht im Terminkalender eine Raumplanung zur Verfügung mit der Raumbelegungen eingesehen oder Räume für Besprechungen hinterlegt werden können und gleichzeitig die Verfügbarkeit zu der angegebenen Zeit geprüft werden kann. Jeder Benutzer kann je nach Berechtigung weitere Teilnehmer zu einem Termin einladen. Eingeladen werden können alle aktiven Benutzer des Systems und alle hinterlegten Kontakte.

Für jeden Teilnehmer kann entschieden werden, ob eine Einladung oder eine Termininformation versendet werden soll. Bei einer Einladung hat der Eingeladene die Möglichkeit den Termin zu- oder abzusagen. Diese Funktion steht nicht nur den Benutzern sondern auch eingeladenen externen Kontakten zur Verfügung.

Aktuelle Entwicklungen

Aktuell werden von uns die folgenden Features im Bereich Kalender / Termine entwickelt:

  • Terminplanungsassistent – Tool zur Unterstützung bei der Terminfindung mit mehreren Benutzern
  • Ersetzen der iCal-Export-Methode durch calDAV – Möglichkeit zum Bearbeiten der Termine außerhalb des Systems
  • Weitere Intervalle für die Termin-Serien
  • Sammeleinladungen für Kontakt-Gruppen – Beschleunigung der Termin-Erstellung bei großen Gruppen

Zentrales Aufgabensystem für die tägliche Arbeit oder zur Wiedervorlage.

Die Aufgaben sind ein zentraler Anlaufpunkt für die Arbeit mit dem System. Das System bietet sowohl die Funktionalität für die manuelle Aufgabenerstellung unter Mitarbeitern, als auch eine große Anzahl von systemgesteuerten Aufgaben.

Automatische Aufgaben

Automatische Aufgaben erstellt das System automatisch über die verschiedenen Prozesse. Immer, wenn im System eine Aktion erforderlich ist (zum Beispiel das Freigeben eines Dokuments) erzeugt das System eine automatische Aufgabe an den betroffenen Benutzer bzw. Benutzergruppe.

Bei manuell erstellten Aufgaben erhält der Ersteller automatisch eine Information, wenn der Benutzer die Aufgabe als erledigt markiert hat. In der Aufgabenstellung stehen Prioritäten und Zieldaten zur Vorgabe zur Verfügung.

Manuelle Aufgaben

Erstellt von einem anderen Benutzer des Systems

Aktuelle Entwicklungen

Aktuell werden von uns die folgenden Features im Bereich Aufgaben entwickelt:

  • Export der Aufgaben – z.B. Outlook, Aufgabenliste
  • Schnittstelle für Aufgaben von externen Systemen – Möglichkeit für andere Systeme Aufgaben zu generieren

Zentraler Versandservice für das ganze System

Das Nachrichtensystem ist der zentrale Bereich im System rund um den Versand von Nachrichten. Das System bietet verschiedene automatische E-Mail Vorlagen und einen automatischen E-Mail-Versand direkt aus den einzelnen Bereichen. Des Weiteren können verschiedene Informationen per Aktionen ausgeführt werden.

 

Weitere Features des Nachrichtensystems

– interner Nachrichtenversand innerhalb des Systems
– versenden von SMS mit wählbarer Ausgangsrufnummer (eingehende SMS ebenfalls möglich)
Versand von E-Mails über zentrale Adressen (info@ oder anderen Adressen)
Generierung von Briefvorlagen
– Versenden an Verteiler (im Einzel- oder Gruppenversand)

uvm.

Integriertes Dokumenten Management System

Das Basissystem nutzt ein integriertes DMS, welches in allen Bereichen verwendet wird. In vielen Bereichen werden Dokumente in Stammdaten oder Akten verwendet, auch diese Dokumente sind automatisch im DMS integriert.

Des Weiteren stellt das System zentrale Ordner bereit, welche über Zugriffsberechtigungen den Benutzern zur Verfügung gestellt werden können. Zudem erhält jeder Benutzer automatisch einen eigenen Ordner, in dem dieser ebenfalls Dokumente zentral ablegen kann.

Durch die zentrale Dokumentenverwaltung kann der vollständige Dokumentenspeicher, oder auch Tiele, an andere Systeme oder an interne Server angebunden werden.

Aktuelle Entwicklungen

Aktuell werden von uns die folgenden Features im Bereich Dokumente entwickelt:

  • Integration/Anbindung an Cloud-DMS Services

Anpassbares Dashboard für Benutzer oder Gruppen

Jeder Benutzer kann sich seine eigenes Dashboard zusammenstellen. Dabei stehen dem Benutzer entsprechend der zugewiesenen Gruppen und Zugriffsrechte verschiedene Widgets zur Verfügung. Diese kann sich der Benutzer dann anhand von Zeilen und Spalten nach den eigenen Wünschen hinzufügen, anordnen oder entfernen.

Mit dieser Funktion kann jeder Benutzer die wichtigen Informationen für die tägliche Arbeit direkt auf der Startseite abrufen und sich so alle Bereiche optimal zusammenstellen.

Des Weiteren bietet das System die Möglichkeit Startseiten für Benutzergruppen vorzugeben. Somit kann für die Bereiche des Unternehmens eine einheitliche Startseite festgelegt werden, dass alle Mitarbeiter mit den gleichen Voraussetzungen arbeiten können. Ist eine feste Startseite festgelegt, kann diese auch nicht von den Benutzern bearbeitet, sondern kann nur zentral für die Gruppe geändert werden.

Aktuelle Entwicklungen

Aktuell werden von uns die folgenden Features im Bereich Dashboard entwickelt:

  • Shortlinks
  • Integration externer Widgets
  • Community Funktionen

Online-Print / Portal-Print

Die Online- bzw. Portal-Print-Funktion ist ein zentraler Druckserver für das Portal. Das Portal generiert die Dokumente aus dem System, wie z.B. Rechnungen, immer angepasst an Ihr Geschäftspapier. Dabei wird das Dokument ohne die Elemente des GP erstellt, damit ein Druck auf das GP erfolgen kann. Bei der Ansicht des Dokuments stellt das System dann sowohl die Druck-Variante, als auch die digitale Version des Dokuments zur Verfügung. Also sowohl ein Dokument ohne die Elemente des GP, um es auf dieses zu drucken, als auch eine Version mit hinterlegtem Geschäftspapier.

Aktuelle Entwicklungen

Aktuell werden von uns die folgenden Features im Bereich Online-Print entwickelt:

  • Print-Server System Vor-Ort: Drucken direkt per Knopfdruck aus dem Portal auf einem Drucker (auch außerhalb des Geschäftsräume)
    BETA Test: Diese Funktion wird bereits mit einigen Systemen und Kunden im BETA-Test getestet und verwendet.
  • Zentraler-Print-Server
  • Win-Portal-Print

E-Mail- & Dateivorlagen

Das System, die Branchenlösungen und Module stellen für verschiedene Anwendungsfälle E-Mail- und Dateivorlagen zur Verfügung. Diese werden zum Teil automatisch versendet, wenn eine bestimmte Aktion ausgeführt wird. Des Weiteren stehen viele E-Mail- und Dateivorlagen für verschiedene Bereiche zur Verfügung, die bei Bedarf aus den Stammdaten generiert werden können und personalisierte E-Mails und Dateien bereitstellen.

Aktuell werden folgende Dateitypen vom System bereitgestellt:

PDF

Excel

Word

Kunden- und Kontaktverwaltung

Die Kunden- und Kontaktverwaltung stellt den zentralen Bereich für die Verwaltung von Stammdaten da. Diese werden in den verschiedenen Bereichen und Modulen verwendet und können so zentral verwaltet werden und müssen nur an einer Stelle gepflegt werden.

Durch eine Verknüpfung der Bereiche können diese Daten auch innerhalb der Bereiche verwaltet werden.

Automatisierung von Prozessen und Aufgaben durch Automatiken

Für die Automatisierung von Aufgaben, Prozessen und Prüfungen steht im System die Automatisierung zur Verfügung. Im System können die Aufgaben überwacht und gesteuert werden.

Benutzer, Gruppen und Rechte

Das System bietet eine zentrale Benutzerverwaltung. Benutzer können nicht nur für Mitarbeiter sondern auch für andere Personen angelegt werden, die Zugriff auf die Daten des Systems bekommen sollen.

In der Benutzerverwaltung gibt es 4 verschiedene Arten von Benutzern:

aktive Benutzer

Aktive Benutzer können aktiv im System arbeiten. Die genauen Zugriffsbeschränkungen können für aktive Benutzer anhand von Gruppen zugewiesen werden.

passive Benutzer

Passive Benutzer können sich im System anmelden und haben eingeschränkte Zugriffsmöglichkeiten. Bei passiven Benutzern können nur die Bereiche freigeschaltet werden. Die möglichen Aktionen für passive Benutzer werden durch das System vorgegeben.

gelöschte Benutzer / gesperrte Benutzer

Gelöschte und gesperrte Benutzer können sich nicht im System anmelden, können aber wieder in die aktiven Benutzer verschoben werden. Je nach Einstellung bleiben gelöschte Benutzer im System, um weiterhin die Namen in den historischen Daten anzeigen zu können, oder diese werden vollständig gelöscht.